UMPAN BALIK (FEEDBACK)

umpan balik (feedback)

 1. Pengertian Umpan Balik

Umpan balik dapat didefinisikan sebagai informasi tentang perilaku masa lalu, disampaikan sekarang, yang mungkin mempengaruhi perilaku waktu yang akan datang. Pandangan lain mengemukakan bahwa umpan balik adalah informasi objektif tentang kinerja individual atau kolektif. Kinerja setiap orang dimonitor, didata, dan dilaporkan kepada atasan sebagai umpan balik (Kreltnerdan Kinicki, 2001: 273).

Umpan balik sebagai sebuah intervensi merupakan tindakan yang dilakukan pihak lain untuk memberikan informasi terkait beberapa aspek dari performa individu terhadap suatu tugas (Kluger & DeNisi, 1996). Lee (2011) mendefinisikan umpan balik sebagai pertukaran informasi mengenai status dan kualitas produk kerja.

Armstrong (2009) menyatakan bahwa umpan balik terhadap individu mengenai bagaimana mereka bekerja adalah salah satu hal yang penting dalam manajemen kinerja. Umpan balik adalah penyediaan informasi tentang bagaimana kinerja mereka dalam hal hasil, kejadian, insiden kritis, dan perilaku signifikan. Umpan balik bisa menjadi positif jika memberi tahu orang bahwa mereka telah melakukan sesuatu dengan baik, konstruktif jika memberi saran bagaimana melakukan sesuatu dengan lebih baik, dan negatif jika mengatakan bahwa mereka telah melakukan sesuatu dengan buruk. Umpan balik memperkuat perilaku efektif dan menunjukkan di mana dan bagaimana perilaku perlu diubah.

Manajemen kinerja memiliki karakteristik suatu sistem karena menyediakan informasi untuk ditampilkan (umpan balik) kepada orang-orang dalam pekerjaan mereka, yang membantu mereka memahami seberapa baik kinerjanya dan seberapa efektif perilaku mereka. Individu dapat didorong untuk memahami ukuran kinerja yang tersedia agar dapat mereka gunakan untuk memberi umpan balik kepada diri sendiri dan mengembangkan rencana mereka untuk meningkatkan ataupun perbaikan kinerja. Namun, akan selalu ada kebutuhan terhadap para manajer, rekan kerja dan, kadang-kadang, penasihat internal atau eksternal untuk memberikan umpan balik berdasarkan pengamatan dan pemahaman mereka sendiri. Jika terdapat kesalahan dalam penilaian, mereka harus diperlakukan sebagai kesempatan untuk belajar sehingga tidak terulang di masa depan.

Manajemen kinerja berbasis bukti bergantung pada umpan balik yang mengandalkan fakta bukan opini. Ini mengacu pada hasil, kejadian, insiden kritis, dan perilaku signifikan yang memengaruhi kinerja dengan cara tertentu. Umpan balik harus disajikan dengan cara yang memungkinkan individu mengenali dan menerima sifat faktualnya.

Lee (2005) juga menunjukkan bahwa walaupun banyak orang rancu pada keduanya, umpan balik dan penilaian berbeda secara fundamental. Umpan balik berbasis informasi, sedangkan dasar penilaian adalah penghakiman atau evaluasi. Selanjutnya, umpan balik adalah kegiatan yang sedang berlangsung, sedangkan penilaian bersifat periodik dan berbasis kejadian (tahunan).

Menurut Apruebo (2005:99),“Feedback is information that athleteswould receivefrom coach/trainer or environment regardingthe levelof their motorskill orperformance. It servesasa groun dwork fortheathletes learning development”. Umpan balik menurut Apruebo lebih menekankan kepada aktivitas latihan berkenaan dengan informasi dari pelatih terkait dengan tingkat motorskill atau penampilan atletnya sebagai dasar dalam mengembangkan penampilan atlet. Rink dan Judit E (1985:34) mengemukakan “Feedback is sensory information that aperson receivesasa result of a response”. Umpan balik yang disampaikan oleh Rink menyatakan bahwa umpan balik lebih bersifat umum dan dimaknai dengan sensori informasi yang diterima oleh seseorang sebagai hasil respon atas informasi yang diterima. Menurut Rusli Lutan (1988:300), “Umpan balik adalah pengetahuan yang diperoleh berkenaan dengan sesuatutugas, perbuatan atau respons yang telah diberikan”.

Berdasarkan beberapa hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa umpan balik (feedback) adalah sebuah informasi yang berhubungan dengan kemampuan manajemen dan pekerja untuk semakin meningkatkan kompetensi yang dimiliki oleh manajemen dan pekerja, dalam hal konteks manajerial dalam pengelolaan karyawan untuk menjalankan pekerjaannya. Infromasi yang dimaksud adalah berkaitan dengan apa yang sudah dilakukan, bagaimana hasilnya, dan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.

Apa yang membuat umpan balik efektif ? Intervensi umpan balik lebih mungkin bersifat efektif jika tetap menjaga perhatian karyawan pada sasaran dalam tingkat kinerja tugas. Sebaliknya, umpan balik paling tidak efektif jika menyebabkan pergeseran fokus ke tingkat pribadi (Denisi dan Kluger dalam Armstrong, 2009).

 

2. Fungsi Umpan Balik

Banyak ahli menyampaikan fungsi umpan balik dalam berbagai versi sesuai konteksnya. Fungsi feedback salah satunya adalah untuk menyampaikan motivasi, reinforcement (Harsono,1988:89) atau punishment (Rusli Lutan, 1988; Apruebo, 2005). Penjelasan yang terjadi tentang kemampuan karyawan, apabila keunggualan dan kelemahan karyawan dibandingkan dengan karyawan yang lain, akan dapat membuat karyawan memacu dirinya untuk melakukan yang terbaik dari yang bisa dilakukannya. Kondisi kemampuan yang dimiliki karyawan akan menjadi sebuah daya untuk mendorong jika manajer dapat menyampaikan pesan dengan tepat. Hal itu dapat dilakukan melalui pemberian stimulus kerja agar karyawan semakin rajin bekerja.

Dalam konteks manajerial produksi, umpan balik juga sebagai penguatan atas tindakan atau perilaku yang sudah dilakukan karyawan. Jika perilaku karyawan itu sesuai dengan harapan manajer maka hal itu harus diperkuat untuk tetap dipelihara. Sebaliknya jika perilaku itu tidak sesuai dengan harapan manajer maka harus ada hukuman (punishment) agar perilaku itu tidak terjadi dan terulang kembali, dan perilaku itu mengarah pada tindakan yang sesuai dengan harapan manajer atau perusahaan.

Menurut Apruebo (2005:100) umpan balik juga merupakan penguatan (reinforcement). Apruebo menyatakan bahwa “Reinforcement means any event that increase the probability that aparticular responsewillre occurunder similar consequences”. Reinforcement merupakan pemberian penguatan atas aktivitas yang telah dilaksanakan, sehingga kegiatan tersebut mampu dipertahankan dan memberikan respon yang sama pada kegiatan berikutnya bahkan dapat meningkat. Penghargaan kepada karyawan dapat diberikan berupa ungkapan-ungkapan pujian, sehingga tidak selalu memberikan dalan bentuk benda sebagai reward.

 

3. Macam – Macam Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik menurut Apruebo (2005) dibagi menjadi dua macam yakni umpan balik intrinsik dan umpan balik ektrinsik. Intrinsic feedback atau umpan balik intrinsik berhubungan tentang pengukuran nilai kepada individu tersebut mengenai karakter, sifat, kegiatan yang biasa diambilnya dan juga mengenai bagaimana kapabilitas yang dimilikinya. Contoh saja ketika melakukan suatu tugas, kegiatan yang dilaksanakan cocok terhadap apa yang diperintahkan atau tidak, terselesaikankah semua serangkaian kegiatan tersebut, kemudian bagaimana yang dirasakan ketika menggunakan peralatan atau mengukur tentang keseluruhan pekerjaan yang sistematis dengan susunan kegiatan yang harus dilaksanakan. Di sisi lain untuk pengertian dari umpan balik ekstrinsik yang muncul selain dari dalam individu tersebut. Contoh perbaikan yang berasal dari bos terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan, celaan dari teman sekantor. Feedback menurut Butler (1996 dalam Apruebo 2005) bisa berbentuk pengetahuan terhadap akibat, pengukuran secara objektif, pengendalian diri, penilaian dan memutar kembali video. Pendapat yang lain mengenai macam bentuk umpan balik dikemukakan oleh Adang Suherman (1998:124) sebagai berikut :

A. General dan Specific Feedback

General feedback atau umpan balik secara general contohnya berhubungan terhadap kegiatan secara general. Umpan balik umum dipakai dengan tujuan dapat meningkatkan pembelajaran bagi karyawan agar bisa lebih baik. Umumnya umpan balik diberikan dalam bentuk kata, misalnya : baik, keren, menakjubkan. Pemberian kata tersebut masih terlihat general, akibatnya belum bisa memberikan pengetahuan yang khusus kepada pegawai agar dapat meningkat kapabilitas dan bersikap lebih terampil.

Specific feedback ini menimbulkan pegawai memiliki pengetahuan terhadap apa yang seharusnya dia laksanakan. Umpan balik ini dikasihkan kepada pegawai yang sadar dengan perbuatan salah yang telah dilakukannya namun tidak mengetahui bagaimana cara mengatasinya.

 

B. Congruent dan Incongruent feedback

Congruent feedback merupakan umpan balik yang fokus terhadap kegiatan karyawan yang sedang dikerjakan karyawan. Sedangkan yang berhubungan dengan bagian detail dari pekerjaan itu, disebut sebagai incongruent feedback.

 

C. Simple Feedback

Simple feedback yaitu umpan balik yang memperhatikan pada sisi ketrampilan di suatu waktu. Simple feedback terdiri dari beberapa keywords yang menunjukkan kegiatan akhir dan dilakukan berkali-kali terhadap kegiatan yang sedang dilakukan. Manfaat diterapkannya simple umpan balik yaitu bos atau pimpinan dapat dengan gampang dan detail untuk menyampaikan feedback disebabkan lebih focus pada suatu bagian tertentu dan lebih mudah pula pegawai untuk belajar dan mencoba menerapkan perbaikan yang diterima agar pekerjaan dapat terselesaikan dengan sempurna serta pegawai dapat selalu mengaplikasikannya terhadap pekerjaan yang dilakukannya.

 

D. Positif, Netral, dan Negatif Feedback

Jenis umpan balik yang lain dikemukakan oleh Suherman (1998:126) yaitu umpan balik positif, umpan balik netral, dan umpan balik negatif. Ketiga jenis umpan balik ini paling sering dijumpai dalam kegiatan pekerjaan karyawan dalam lingkungan perusahaan. Umpan balik positif adalah umpan balik yang diungkapkan dengan kata-kata bagus, menyenangkan, pintar, menarik, dan hebat. Umpan balik netral adalah umpan balik yang tidak merujuk secara khusus kepada karyawan yang melakukan kesalahan, tetapi secara netral mengingatkan kepada seluruh karyawan yang sedang melakukan pekerjaan tersebut. Umpan balik negatif adalah lawan dari umpan balik positif. Meskipun jarang dianjurkan, karena dikhawatirkan akan merusak kepercayaan diri karyawan, tetapi pemberian negatif feedback dapat dilakukan dengan cara implisit (tidak langsung); diberikan pada karyawan yang tidak mengerti setelah beberapa kali diberikan umpan balik; diberikan pada karyawan yang tidak memperhatikan penjelasan atasan atau manajernya.

Pemberian jenis umpan balik harus disesuaikan dengan kebutuhan karyawan. Kebutuhan karyawan terkait dengan tingkat perkembangan psikososial karyawan. Pemberian umpan balik yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dapat mengurangi dampak negatif tersebut. Fungsi umpan balik adalah membantu karyawan untuk menilai penampilan yang tidak dapat dilihat dan dirasakan oleh dirinya sendiri (Suherman,1998). Fungsi umpan balik yang lain yang paling sering digunakan adalah sebagai alat untuk memotivasi karyawan. Dalam ungkapan yang singkat Rink (1985:35) mengemukakan “Feedback often serves as motivational function”. Ungkapan yang sama dikemukakan oleh Rink (1985:34), “Feedback servethree functions: (1) informing, (2) reinforcing, dan (3) motivating. Maksudnya umpan balik itu memiliki tiga fungsi yaitu pemberitahuan atau informasi, penguatan, dan motivasi.

 

E. Umpan balik Sistem Pakar

Cara lain adalah dengan menggunakan umpan balik sistem pakar. Sistem ini dibangun dengan mengekstrak pengetahuan yang relevan dari pakar manusia dan menghasilkan ‘aturan praktis’ untuk menangani situasi tertentu (Armstrong, 2009). Sistem pakar memberikan panduan kepada para manajer tentang bagaimana menghadapi berbagai jenis orang dan situasi yang akan mereka hadapi saat melakukan tinjauan kinerja yang melibatkan pemberian umpan balik.

 

 

Konsultan Psikologi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *