Beberapa orang masih mengalami kesulitan untuk membedakan antara Job Description dengan Job Specificatio. Berikut ini akan kita bahas perbedaan keduanya dan contohnya.
Pengertian Job Description
Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian ini berisi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas. Apabila job description telah tersusun dengan baik, maka job spesification atau spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.
Contoh Job description: Logistic
1. Tujuan Jabatan
Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pergudangan, pengiriman, persediaan, dan pembelian agar proses permintaan dan pengadaan barang dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan, tepat waktu, efisien dan efektif.
2. Identitas Jabatan
Nama jabatan : Supervisor Logistic
Bawahan Langsung : Staff Logistic
Atasan langsung : Manager Logistic
Departemen / bidang : Procurement
1. Tugas dan tanggung jawab utama
- Mengecek dokumen, batch number, expired kuantiti terhadap fisik barang yang diterima untuk memastikan tersedianya informasi ke-akurasian antara fisik dan dokumen.
- Menyiapkan lokasi penyimpanan barang untuk memastikan tersedianya space/ tempat yang siap digunakan sesuai dengan bentuk kesediaan barang.
- Melakukan penataan barang untuk memastikan kemudahan dalam proses pengambilan barang lebih mudah dan cepat.
- Melakukan bongkar muat barang dan pemindahan barang ke gudang penyimpanan untuk mendukung proses penerimaan persediaan dan ke dalam sistem.
- Melakukan pencatatan ke kartu persedian barang untuk memastikan tersedia nya data stok barang yang update sesuai dengan waktu dan prosedur yang ditetapkan.
- Melakukan pengambilan barang sesuai Surat Pengiriman Barang untuk memastikan tersedianya data yang lengkap dan sesuai atas barang yang akan dikirim ke tujuan.
- Melakukan pengecekan antara Surat Pengiriman Barang dengan fisik barang untuk memastikan tersedianya informasi yang akurat atas barang yang dikirim.
- Melakukan pengemasan penyiapan barang yang akan dikirim untuk memastikan tersedianya barang yang siap dikirim sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
- Melakukan penyerahan barang ke pengantar barang untuk memastikan tersedianya barang yang siap untuk diantar.
- Melakukan pengecekan truk yang digunakan untuk kelayakan terhadap kendaraan yang digunakannya.
2. Indikator
- Kebijakan dan Strategi Logistik
- Cycle time (permintaan & penyediaan barang)
- Efisiensi
- Stock level
- Selisih stock (stock opname)
- Stock level
- Waktu pengiriman
- Biaya pengiriman
- Tingkat kerusakan atau kehilangan barang
- Waktu pengiriman dari supplier
- Tingkat ketidaksesuaian barang (retur)
- Anggaran biaya logistik
- Budget variance
Pengertian Job Spesification
Job Spesification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki SEBELUM mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan. Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
Contoh job spesifikasi: Supervisor Logistic
- Latar belakang pendidikan dan pengalaman :
- Pendidikan minimum S1
- Pemahaman mengenai pergudangan
- Pemahaman mengenai distribusi, transportasi dan ekspedisi barang
- Kemampuan negosiasi dan komunikasi
- Memiliki pengalaman min 3 tahun dalam bidang logistik, distribusi dan transportasi
- Pengalaman dalam menangani fast moving product di area bisnis yang cukup kompetitif
- Keahlian dan pengetahuan :
- Kepemimpinan (leadership)
- Result oriented
- Integritas
- Team builder
- Teliti
Kesimpulan
Setelah job description dan job spesification tersebut telah tersusun dengan baik dan jelas maka telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profiling (analisa jabatan), dimana perusahaan telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia.
Arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi lebih terarah dimulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sampai pada penilaian kinerja (performance management) dan hingga suksesi pegawai. Analisa jabatan ini merupakan hal mendasar dalam pengembangan dan pelatihan untuk mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.