Pengelolaan Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Dalam Perusahaan

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu elemen terpenting yang akan memutar roda perusahan terus berjalan. Meskipun ini tidak berhubungan langsung dengan keuangan atau pendapatan perusahaan, namun secara tidak langsung dapat berimbas pada kinerja perusahaan. Hal ini karena pada dasarnya sumberdaya manusialah yang bergerak mengelola perusahaan.

Manajemen SDM sangat berperan penting untuk mengatur pengelolaan SDM dan sumberdaya perusahaan agar memberikan hasil maksimal dan memiliki loyalitas tinggi. Selain itu juga akan memiliki profesionalitas terbaik  yang dapat diandalkan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.

Setiap jajaran manajemen SDM harus menciptakan SDM yang handal dan melakukan training, coaching dan motivation pada setiap karyawan agar mampu menjalankan tugas sebagaimana mestinya. Kemampuan inilah yang akan menjadi salah satu kunci kemajuan dan keberhasilan dari sebuah perusahaan. Bahkan daya saing tinggi akan membuat karyawan siap dengan tantangan arus globalisasi dan membuat perusahaan mampu memanfaatkan peluang sebaik – baiknya.

Dalam jangka panjang, perusahan melalui manajemen sumber daya manusia akan diarahkan untuk :

  1. Memberikan kesempatan sumber daya manusia untuk berkembang menjadi pribadi yang berkualitas dan memiliki daya saing yang tinggi. Selain untuk kebaikan perusahaan juga untuk kebaikan perorangan itu sendiri.
  2. Memperkuat produk unggulan di setiap unit kerja untuk menuju keunggulan kompetitif dengan membangun keterkaitan sistem produksi, distribusi, dan pelayanan di dalam perusahaan.
  3. Meningkatkan penguasaan, pemanfaatan, dan penciptaan pengetahuan
  4. Dapat membangun peralatan produksi yang maju dan canggih
  5. Melakukan reformasi manajemen administrasi secara sistematis dan terintegrasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.

Sumber daya manusia yang bermutu semakin dibutuhkan setiap perusahaan untuk mencapai sasaran perusahaan. Semakin baik kualitas sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan maka daya saing perusahaan tersebut akan semakin baik.  Perusahaan harus melakukan program training untuk meningkatkan kehandalan karyawan, kecerdasan dan integritasnya untuk perusahaan.

Training menjadi salah satu program penting yang harus dilakukan oleh setiap karyawan yang baru pertama kali masuk ke dalam perusahaan. Program ini memegang peranan penting sebagai faktor pendukung yang memegang peranan penting pada berbagai sektor. Usaha ini juga akan menyiapkan karyawan untuk dapat praktik langsung di lapangan, uji coba terobosan dan kerja sama dalam sebuah tim.

Manajemen Sumber Daya Manusia sangat penting dalam sebuah perusahaan, hal ini terlihat karena sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk kemajuan perusahaan tersebut. Bahkan sumber daya manusia menjadi salah satu penentu keefektifan organisasi bisnis. Keberhasilan bisnis menjadi salah satu tujuan dari pengelolaan manajemen sumber daya manusia.

Perusahaan wajib memberikan komitmen terhadap karyawannya untuk mendapatkan kesempatan mewujudkan tujuan pribadi. Komitmen ini yang tertulis pada aturan dan prosedur dan pemilihan manajer yang baik, memperjelas visi dan misi perusahaan. Selain itu juga untuk membentuk tradisi perusahaan. Perusahaan juga wajib mendorong karyawannya untuk terus melakukan pengembangan dan mengembangkan diri sebagaimana hak seorang karyawan.

Pemanfaatan sumber daya manusia haruslah berlangsung dengan baik dengan perencanaan sumber daya yang baik pula. Dimulai dari pengaturan kembali dan penempatan SDM pada posisi yang tepat. Menempatkan sesuai dengan kemampuan dan pengalaman yang dimilikinya. Sehingga pemberian kontribusi karyawan dapat berlangsung maksimal.

Hal ini menjadi salah satu tuntutan penting yang harus dikuasai oleh seorang manajer SDM, apalagi dengan perkembangan zaman dan pergerakan ekonomi, arus informasi dan perkembangan iptek semakin pesat membuat kualitas SDM semakin dibutuhkan dengan kualitas terbaik.

Peran Strategis Manajemen Sumber Daya Manusia

Perubahan teknologi yang sangat cepat memaksa organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan usahanya. Perubahan tersebut telah menggeser fungsi-fungsi manajeman sumber daya manusia (SDM) yang selama ini hanya dianggap sebagai kegiatan administrasi, yang berkaitan dengan perekrutan pegawai (staffing), coordinating yang dilakukan oleh bagian personalia saja.

Saat ini manajeman SDM berubah dan fungsi spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh fungsi lainnya di dalam organisasi, untuk bersama-sama mencapai sasaran yang sudah ditetapkan serta memiliki fungsi perencanaan yang sangat strategik dalam organisasi, dengan kata lain fungsi SDM lama menjadi lebih bersifat strategik.

Oleh karenanya manajemen Sumber Daya Manusia mempunyai kewajiban untuk memahami perubahan yang semakin kompleks yang selalu terjadi di lingkungan bisnis, harus mengantisipasi perubahan teknologi, dan memahami dimensi internasional yang mulai memasuki bisnis akibat informasi yang berkembang begitu cepat. Perubahan paradigma dari manajemen SDM tersebut telah memberikan fokus yang berbeda dalam melaksanakan fungsinya di dalam organisasi.

Ada kecenderungan untuk mengakui pentingnya SDM dalam organisasi dan pemusatan perhatian p ada kontribusi fungsi SDM bagi keberhasilan pencapaian tujuan strategi perusahaan. Hal ini dapat dilakukan perusahaan dengan mengintegrasikan pembuatan keputusan strateginya dengan fungsi-fungsi SDM maka akan semakin besar kesempatan untuk memperoleh keberhasilan.

Tingkat integrasi antara perencanaan strategis dengan fungsi-fungsi SDM terwujud dalam empat macam hubungan :
Hubungan Administrasi Disini manajer puncak dan manajer fungsional yuang lainnya menganggap fungsi SDM relatif tidak penting dan memandang manusia bukan sebagai keterbatasan maupun aset perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis.
Hubungan Satu Arah Terdapat hubugan skuensial antara perencanaan strategis dengan fungsi-fungsi SDM. Fungsi SDM merancang program dan sistem untuk mendukung tujuan strategis perusahaan. Jadi SDM bereaksdi terh adap inisiatif strategis tetapi tidak memiliki pengaruh, karena meskipun sudah dianggap penting namun belum dianggap sebagai mitra bisnis yang strategis.
Hubungan Dua Arah Ditandai dengan hubungan resiprokal dan saling ketergantungan antara perencanaan strategi dengan SDM. Fungsi SDM dipandang penting dan dapat dipercaya. SDM berperan dalam penentuan arah strategis perusahaan dan sudah dijadikan mitra strategis.
Hubungan Integratif Ditandaioleh hubungan yang dinamis dan inter aktif antar fungsi-fungsi SDM dan perencanaan strategis. Di sini manajer SDM dipandang sebagai sebenar-benarnya mitra bisnis staregis dan dilibatkan dalam keputusan strategis.

Pengertian dan Fungsi Manajemen SDM

Pengertian

Salah satu fungsi manajemen adalah pengawasan, “Controlling” yang bertujuan untuk menjaga serta mengamankan harta milik perusahaan dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan ataupun eksteren perusahaan. Berbagai pendekatan yang dapat dilakukan untuk pelaksanaan fungsi tersebut salah satunya adalah dengan audit.

Audit bermakna kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang/kelompok lembaga yang independent yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga atau perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang ditentukan. Fungsi Audit sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang utama yang fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, diantaranya:

1. Policy Audit/Manajemen

Audit atau penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.

2. Performance/Operasional Audit

Merupakan suatu kegiatan penilaian sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

3. Financial Audit

Mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang ditetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, diantaranya :

a). Ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak

b). Ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan

c). Ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas departemen SDM

d). Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan konsiderasi ulang manajemen SDM

e). Ketika suatu keinginan spesialist SDM untuk meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan

Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung :
1. Independensi/kebebasan
2. Kemahiran jabatan
3.Ruang lingkup yang mecakup : pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan efektifitas sistem pengendalian intern perusahaan dan kualitas manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
4. Pelaksanaannya mancakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil audit dan proses tindak lanjut.
5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.

Manfaat dan tujuan Feed back dari suatu pelaksanaan audit

1. Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan
2. Meningkatkan citra professional departemen SDM
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen SDM
4. Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen SDM
5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
6. Menemukan masalah SDM yang kritis
7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku
8. Mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif
9.Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan dalam departemen SDM
10. Memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi departemen SDM

Sedangkan tujuannya adalah :
1. Menilai efektifitas SDM
2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki
3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan berbagai sumber data yang ada diantaranya :
1. Pemeriksaan fisik perusahaan
2. Konfirmasi
3. Dokumentasi
4. Observasi
5. Pertanyaan pada klien dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan akan membuat suatu audit dapat menjawab prospek dan tantangannya di masa depan, diantaranya :
1. Globalisasi
2. Hak-hak pekerja
3. Performance pekerja

4. Hambatan – hambatan SDM

Insrumen audit SDM dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat digunakan, diantaranya :
1. Wawancara
2. Kuisioner
3. Informasi eksternal
4. Analisis catatan
5. Eksperimen-eksperimen riset
6. Audit-audit internasional

Laporan Audit

Laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk manajer lini, manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas :- Judul- Daftar Isi – Ringkasan dan kesimpulan- Masalah-masalah pokok – Kesimpulan dan saran- Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )- Sumber data – Lampiran yang dianggap penting.

MENGELOLA SDM SECARA EFEKTIF

Mengelola Sumber Daya Manusia yang berkesinambungan agar bisa mendukung strategi bisnis Perusahaan.

Manajemen SDM berhubungan dengan pengendalian sistem formal dalam organisasi, untuk menjamin penggunaan dan pengembangan bakat manusia secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan perusahaan. Peran strategis Manajemen SDM, antara lain: a.Sebagai  connecting role, menghubungkan peran antara SDM dengan bisnis, memahami tujuan bisnis hendak kemana dan membantu mendukung pencapaian kinerja bisnis, dan meningkatkan keterlibatan  pada isu strategis perusahaan. b.Sebagai enabling role, yaitu menempatkan pihak lain (baik internal maupun eksternal perusahaan) sebagai customer yang harus dilayani kebutuhannya (customer first). c.Sebagai monitoring role, dengan cara memanfaatkan Human Resources Information System (HRIS). d.Sebagai inovating role, melalui pengukuran efektivitas dan efisiensi SDM. e.Sebagai adapting role, dengan menggunakan perannya yang fleksibel untuk mengurangi hambatan birokrasi pada perusahaan.

Apa hubungan tanggung jawab manajer SDM dengan manajer perusahaan?

Tanggung jawab manajer SDM, adalah: a.Membuat perencanaan SDM yang strategis di level perusahaan (corporate level). b.Merancang sistem data dan informasi manajemen SDM. c.Menyusun dan menganalisis data dari para manajer di seluruh jajaran mengenai jumlah dan jenis kebutuhan staf. d.Menerapkan rencana SDM yang telah disetujui Direksi. e.Berkoordinasi melaksanakan perencanaan SDM dengan Divisi dan fungsi lain dalam perusahaan.

Sedangkan tanggung jawab manajer perusahaan adalah: a.Mengidentifikasi kekuatan dan kebutuhan SDM di unit kerjanya. b.Mengintegrasikan rencana SDM di unit kerjanya dengan rencana Corporate Plan di tingkat perusahaan. c.Melakukan koordinasi dengan Divisi SDM dalam rangka memenuhi kebutuhan, harapan jumlah dan jenis pekerja yang dibutuhkan dalam waktu yang tepat. d.Melaksanakan strategi SDM yang telah ditetapkan oleh Direksi untuk unit kerjanya. Pada dasarnya setiap manajer di perusahaan dituntut berperan sebagai manajer SDM yang baik,

Pengelolaan SDM yang baik, dilaksanakan secara berkesinambungan melalui rangkaian aktivitas yang terintegrasi dalam kerangka arsitektur SDM, mulai dari aktivitas planning, acquiring, developing, retaining and maintainingperformance management dan terminating. Dengan pengelolaan SDM yang baik, dapat diciptakan SDM yang profesional dalam jumlah memadai berdasarkan keahlian yang dibutuhkan sesuai tuntutan perkembangan usaha, sehingga tercapai produktivitas SDM yang optimal dalam mendukung keberhasilan implementasi strategi yang telah ditetapkan.

Pendidikan dan Pelatihan, diperlukan untuk mendukung strategi SDM yang berkesinambungan

Untuk menghasilkan kualitas SDM yang berkualitas, diperlukan pendidikan dan pelatihan yang terus menerus. Pendidikan ini bisa dilakukan secara internal perusahaan, in house training, ataupun mengirimkan pekerja secara bergantian ke berbagai training provider baik di dalam negeri maupun di luar negeri, untuk melakukan seminar, workshop dan lain-lain.

Pendidikan dan pelatihan SDM bertujuan, untuk: a).Menyediakan pekerja yang siap pakai baik dari sisi kompetensi, manajerial, maupun perilaku, sehingga memberikan kontribusi positif bagi perusahaan. b).Dilakukan secara terus menerus dan sistematis, baik untuk yang berkaitan dengan kenaikan pangkat dan jabatan, maupun pembekalan. c).Menyiapkan kaderisasi bagi jabatan-jabatan yang akan dikembangkan perusahaan di masa yang akan datang, sehingga pada saatnya tidak memerlukan waktu untuk pengisian jabatan tersebut. d) Bekerjasama dengan unit kerja lain untuk memperoleh data kebutuhan training (training need assessment). e) Menyiapkan pool of talents yang merupakan core competency perusahaan, baik melalui klasikal training maupun knowledge-based management, dan e-learning.

Beberapa perusahaan telah memberikan perhatian yang penuh dalam memberikan pendidikan dan pelatihan bagi para pekerja nya, menyusun road map agar pendidikan dan pelatihan bisa berkesinambungan, untuk regenerasi pimpinan perusahaan. Secara garis besar program pendidikan dan pelatihan terdiri atas:

  1. Program pembekalan bagi para pekerja yang baru masuk. Pendidikan yang diberikan berupa pembekalan pengetahuan dan ketrampilan dasar yang diperlukan pada saat pekerja yang bersangkutan menduduki jabatan yang baru, sesuai yang direncanakan saat perekrutan.
  2. Pendidikan pengembangan. Merupakan pendidikan yang diberikan kepada pekerja yang sudah atau akan dipromosikan ke jenjang ekselon yang lebih tinggi dalam layer manajerial. Dapat pula berupa pendidikan S2 di dalam negeri maupun di luar negeri untuk para staf yang dinilai mempunyai potensi untuk menjadi pimpinan yang tangguh di masa depan.
  3. Pendidikan aplikasi. Pendidikan ini bertujuan untuk meningkatkan dan memperdalam pengetahuan, serta ketrampilan pekerja dalam mendukung pekerjaannya sesuai jabatan yang diduduki saat ini. Pendidikan aplikasi dapat dilaksanakan secara in house training, maupun mengikut sertakan pekerja dalam public course, baik di dalam maupun di luar negeri. In house training yang diselenggarakan termasuk workshop, seminar ataubenchmarking profil bisnis yang potensial, yang bertujuan memberikan gambaran terhadap industri yang bersangkutan beserta tip dan tricks dari para pelaku bisnis yang memberikan pelatihan.

Agar SDM mempunyai pengetahuan dan ketrampilan yang terintegrasi sesuai pengalaman kerjanya, maka perusahaan perlu mengembangkan matriks pendidikan dan pelatihan, yang kemudian digambarkan dalam blue print pendidikan. E learningdapat digunakan sebagai metode delivery, yang dapat digunakan perusahaan dalam menyelenggarakan pendidikan, terutama bagi perusahaan yang mempunyai jaringan luas dan tersebar ke berbagai wilayah, baik di dalam maupun di luar negeri.

Beberapa manajemen perusahaan memberikan komitmennya terhadap kelangsungan proses kepemimpinan di perusahaan, selain dengan memberikan program pendidikan eksekutif, juga dengan membentuk “Learning Organization”, yang didukung oleh implementasi knowledge management di seluruh jajaran organisasi. Program ini,  seperti yang dilakukan oleh salah satu Bank, contohnya sebagai berikut: Manajemen dan karyawan berbagi pengetahuan melalui berbagai bentuk program, misal: STOP (Sharing with Top Management), SOS (Senior Officer Sharing), Morning Briefing, Lesehan (Learning, Sharing & Fun), MITHOS (Meet The Authors) dan Bedah Buku. Hal ini juga dilakukan di Bank lain, antara lain dengan melakukan cascading learningsebagai bentuk continued learning, yaitu suatu sistem  pembelajaran berkelanjutan dimana para manajer lini berpartisipasi dalam pembinaan dan pengembangan pengetahuan, ketrampilan dan attitude para pekerja binaannya, melalui coaching,mentoring dan counseling.