Pengertian dan Hambatan Komunikasi

Pengertian dan Hambatan Komunikasi

Pengertian Komunikasi

 

Komunikasi merupakan salah satu kegiatan interaksi yang sangat penting dalam semua aspek kehidupan manusia. Komunikasi bagaikan urat nadi kehidupan sosial manusia. Seluruh kegiatan manusia dimulai dengan komunikasi. Mengingat besarnya peran komunikasi dalam kehidupan manusia, terdapat beberapa definisi komunikasi dari para ahli.

Pengertian komunikasi organisasi menurut Wiryanto (2005) dalam Romli (2011) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi pada kepentingan organisasi, berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.

Komunikasi merupakan hal yang mengikat kesatuan organisasi. Komunikasi juga membantu anggota-anggota organisasi mencapai tujuan individu dan juga organisasi, merespon dan mengimplementasikan perubahan organisasi, mengoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut memainkan peran dalam hampir semua tindakan organisasi yang relevan (Romli, 2011). Definisi yang dapat mencakup semua aspek komunikasi menurut Zuhdi (2011) adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan lambang-lambang baik verbal maupun non verbal dengan menggunakan media dan bertujuan melakukan perubahan perilaku.

Pengertian komunikasi juga dipaparkan Wood (2000) dalam Soedarsono (2009) adalah proses yang sistematis dimana individu saling berinteraksi dengan dan melalui simbol-simbol yang membentuk dan menginterpretasikan pengalaman. Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah menurut Goldhaber (1986) dalam Romli (2011). Definisi tersebut mengandung konsep penting, yaitu:

1. Proses

Suatu keadaan menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan secara terus-menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

2. Pesan

Pesan merupakan susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.

3. Jaringan

Organisasi terdiri dari orang-orang yang memiliki peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.

4. Saling tergantung

Bila suatu bagian organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi.

5. Hubungan

Sikap, skill, moral dari seorang karyawan akan mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi

6. Lingkungan

Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan factor social yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem.

7. Ketidakpastian

Ketidakpastian terjadi akibat timbulnya perbedaan tafsir informasi yang disampaikan dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dapat juga disebabkan karena terlalu banyak informasi yang diterima daripada yang diperlukan.

Menurut Rivai dan Sagala (2005), komunikasi sebagai hubungan lisan maupun tulisan dua orang atau lebih dapat menimbulkan pemahaman dalam suatu masalah. Dalam praktiknya, terdapat empat arus atau pola komunikasi formal dalam suatu perusahaan, yaitu:

  1. Komunikasi vertikal ke bawah (downward communication). Komunikasi model ini dimana merupakan wahana bagi manajemen untuk menyampaikan berbagai informasi kepada bawahannya seperti perintah, instruksi, kebijakan baru, pengarahan, pedoman kerja, nasihat dan teguran.
  2. Komunikasi vertikal ke atas (upward communication). Komunikasi model ini dimana para anggota dalam perusahaan ingin selalu didengar keluhan-keluhan atau inspirasi mereka oleh para atasannya.
  3. Komunikasi horizontal (horizontal communication). Komunikasi model ini berlangsung antara orang-orang yang berada pada level yang sama dalam sebuah perusahaan.
  4. Komunikasi diagonal (diagonal communication). Komunikasi model ini berlangsung antara dua satuan kerja yang berada pada jenjang perusahaan yang berbeda, tetapi pada perusahaan yang sejenis.

 

Pola Komunikasi

 

Proses komunikasi (Robbins dan Coulter, 2007)

 

Komunikasi dikatakan efektif jika terdapat pemahaman bersama antara orang yang menyampaikan pesan dan orang yang menerima pesan. Proses komunikasi dapat dijelaskan sebagai berikut: komunikator atau pengirim pesan akan melakukan encoding (pemindahan pesan yang dimaksud ke dalam bentuk simbol-simbol yang nantinya akan dikirim), kemudian proses pengiriman pesan harus menggunakan media setelah itu terjadi decoding (pembentukan simbol pesan sesuai dengan pengertiannya) dan kemudian si penerima pesan baik individu atau organisasi menerima, setelah itu terdapat feed back (umpan balik) yaitu komunikasi balik dari penerima pesan kepada komunikator (pemberi pesan).

 

Faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi

Menurut Rivai dan Sagala (2005) komunikasi berfungsi sebagai jembatan yang mempertemukan antar karyawan dalam suatu perusahaan. Komunikasi yang jelas dan benar dapat mempengaruhi kinerja karyawan. Faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi antara lain:

a. Jabatan

Level jabatan sedikit banyak mempengaruhi kelancaran komunikasi di antara banyak pihak. Bagi mereka yang memiliki jabatan yang lebih tinggi mungkin saja merasa malu jika harus berkomunikasi dengan bawahannya, sebaliknya bawahan juga merasa canggung untuk berkomunikasi dengan atasannya.

b. Tempat

Ruang kerja yang terpisah (yang mungkin jauh) akan mempengaruhi komunikasi, baik antar karyawan yang selevel maupun antara atasan dengan bawahan.

c. Alat komunikasi

Alat komunikasi sangat besar pengaruhnya dalam menciptakan kelancaran dalam berkomunikasi.

d. Kepadatan kerja

Kesibukan kerja yang dihadapi dari waktu ke waktu merupakan penghambat komunikasi, terutama di kota besar dengan volume kerja yang padat dan memerlukan ekstra hati-hati.

 

Hambatan Komunikasi

Kegiatan komunikasi tentu tak lepas dari gangguan (noise) dalam proses penyampaiannya sehingga dapat mengurangi lancarnya proses komunikasi, gangguan atau hambatan tersebut dapat dikelompokkan menjadi hambatan internal dan hambatan eksternal (Zuhdi, 2011), yaitu hambatan internal adalah hambatan yang berasal dari dalam diri individu yang terkait dengan kondisi fisik dan psikologis sedangkan hambatan eksternal adalah hambatan yang berasal dari luar diri individu yang terkait dengan lingkungan fisik dan sosial budaya.

Komunikasi akan efektif apabila komunikasi disampaikan dengan dua arah atau two way traffic (Hasibuan, 2007). Kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik, disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Secara umum hambatan-hambatan komunikasi dapat disebabkan oleh hal-hal berikut:

  1. Penyampaian pesan kurang efektif. Hal ini pada umumnya disebabkan oleh faktor bahasa.
  2. Perbedaan tingkat dalam organisasi atau lingkungan sosial.
  3. Perbedaan persepsi. Persepsi yang dimiliki setiap dalam melihat suatu hal dapat berbeda-beda, perbedaan persepsi dimungkinkan terjadi karena perbedaan kondisi psikologis, sosial dan budaya.
  4. Kurang perhatian. Akibat kurang perhatian, orang tidak dapat menyimak pesan yang diterimanya secara seksama ssehingga menimbulkan penafsiran yang tidak tepat.
  5. Adanya hallo effect. Hallo effect merupakan sikap atau perilaku mempersepsikan atau menilai seseorang secara subjektif.

 

Upaya Mengatasi Hambatan Komunikasi

Beberapa cara dapat digunakan untuk mengatasi hambatan yang terjadi dalam komunikasi menurut Zuhdi (2011), yaitu:

1. Gunakan umpan balik (feed back)

Komunikator harus memperhatikan umpan balik yang ditunjukkan oleh komunikan dengan bahasa verbal atau non verbal, kemudian memberi penafsiran.

2. Pahami perbedaan individu (individual differences) atau kompleksitas individu (individual complexity)

Setiap individu merupakan pribadi yang unik maka komunikator seharusnya mempelajari latar belakang psikologis, sosial, ekonomi, budaya, pendidikan dan yang lainnya yang menyangkut komunikan. Komunikator dapat menggunakan cara yang tepat dalam berkomunikasi dengan komunikan tersebut bila hal-hal diatas dipahami.

3. Gunakan komunikasi langsung

Komunikator dapat memadukan bahasa verbal dan non verbal secara bersamaan (simultan). Di samping kata-kata, kontak mata, mimik wajah, bahasa tubuh juga dapat digunakan.

4. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah

Kata-kata yang mudah,sederhana, tidak sulit di mengerti dan hindari yang panjang suku katanya.

 

Agar dapat mengatasi hambatan komunikasi harap diperhatikan dalam membuat suatu pesan diperlukan kehati-hatian, yaitu memperhatikan kejelasan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Pahami hal-hal yang akan disampaikan dan katakan apa yang dikehendaki audiens dengan gunakan bahasa yang jelas, sederhana dan mudah dipahami, tidak bertele-tele dan jangan lupa menekankan yang perlu, serta telaah ulang poin-poin yang penting. Selain itu, untuk mengatasi hambatan komunikasi perlu meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi, melalui pemilihan saluran komunikasi yang baik. Dengan demikian komunikator dapat membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan secara lisan akan efektif bila lokasi atau penyampaian pesan memiliki kondisi yang teratur, rapi, serta nyaman. Terakhir, dengan mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan, agar pemberian umpan balik tersebut memberikan manfaat yang cukup berarti, cara dan penyampaian harus direncanakan dengan baik (Umar, 2005).

 

Menururt Purwanto (2003) komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju, gunakan bahasa yang jelas, sederhana dan mudah dipahami.

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Melalui cara memilih saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiens-nya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif apabila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang teratur, rapi dan nyaman.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Agar pemberian umpan balik tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik.

 

 

Konsultan Psikologi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *